こんにちは、akimoriです。
今回の投稿は、
です。
あなたは、仕事の容量が悪くて、周囲に迷惑をかけることはありませんか？
また一度にいろいろなことを依頼されるとパニックになったりしませんか？
段取りが下手な人は、つい、
「 目の前のこと 」
「 思いついたこと 」
から作業を始めてしまいがちです。しかし、思いつきで始めてしまうと本来しなくてよいことや、
重要なことを後回しにしてしまい、周囲に迷惑をかけてしまいます。
そこで、新しい仕事や依頼が発生したときに初めにやってほしいことは、
「 段取り全体の計画を立てる作業 」
です。
計画を立てることは面倒だと思うかもしれませんが、計画を立てると、仕事や依頼が
劇的にスムーズに進みますので、急がば回れと思い取り組むようにしてください。
そのため、計画を立てる順序を紹介します^^
ゴールまでの作業を分解して洗い出す
段取りが苦手な人は、例外なく段取りをあいまいなイメージでとらえています。
その結果、何から手を付けていいかわからない状態になりがちです。
したがって、段取りを感会える第一ステップとしてまずやるべきことは、
「 ゴールまでの作業を分解して洗い出す 」
です。
これは、以前の投稿の「ビジネスシステムを知る」と同義になります。
仕事の漏れや重複は、作業の一部分ばかりに視点が集中して「段取り全体」が見えていないときに起こります。
まずは、これから必要になる作業をすべて洗い出すことから始めましょう。
すると、「 どのような作業を積み上げていけば最短でゴールにたどりつけるか 」が具体的にわかるようになります。
具体的にわかれば、段取りがスムーズになり仕事が進んでいきます。
洗い出した作業をスケジュールに並べる
次に洗い出した作業をスケジュールに並べると、作業の順序が見えるようになります。
作業の順序が見えてくると、前工程と後工程の依存関係が見えてきて、
絶対に遅れが許されない作業は何かを見極めることができます。
また、それぞれの締め切り日も見えてきて、後回しして失敗するということもなくなります。
また締め切り日が設定できるということも、スケジュールに並べる副次的効果となります^^
次の投稿も参考にしてください。
作業ごとに成果物の内容とレベルを決める
計画している段階で、作業内容、順序や締切日を設定することができました。
次は、その作業の成果物の内容とそのレベルを設定します。
成果物の内容とレベルを設定すれば、必要以上の作業をしてあまり必要としないレベルの
成果物を作成してしまいます。
できた成果物は悪いものではありませんが、欲しい情報以上のもを出しても、利用しません。
その中に含まれている一部分を使用すれば、事足りる状態になります。
いい方は悪いですが、無駄になってしまいますね。
時間も労力も無駄になるので、必要最低限の成果を設定することが仕事や依頼をスムーズにこなす
コツになります。
作業ごとに役割分担を決める
ここまでの内容で計画すれば、あなたの仕事や依頼されたものはスムーズに進んでいきます。
一人で作業をするのもありですが、ここでは同僚や仲間と一緒に作業をすることをイメージしてください。
一人で作業するには限界の作業量があります。
またあなたが不得意な作業も含まれています。
そこで、仲間の助けをもらうことをイメージしましょう。
作業の内容と順序、成果物のレベルがわかっているので、それらの作業を割り振るために
役割分担を設定します。
作業の締切日もわかるので、仲間のレベルと作業内容を考慮して、それぞれ作業を実施してもらいます。
これをすることにより、あなたは一人で作業を行うより、速いスピードで成果物を出すことができます。
成果物が満足いくものであれば、クライアントやステークホルダーもあなたを評価します。
また、他の人から作業を依頼されても、
「 今その作業を受けれない 」
「 このタイミングならやれそうだ 」
と、作業フロー見せながら相手にも納得できる形で提示することもできます。
そして、あなたのマネジメント力も経験値として吸収することができ、周囲からの評価も上がるはずです。
このように「 計画 」はさまざまな面であなたを助けてくれます。よって、仕事を依頼されたときは、
「 思いついたこと 」から着手するのではなく「 まず計画を立てる 」ことから始めるようにしましょう^^
■まとめ
” やるべきことを見える化する～思いつきから計画へ～ ”
・はじめに段取り全体の「計画」を立てることができれば、段取りはスムーズに進む。
・「 計画 」は、あなたの仕事を見える化し、あなたを助けてくれる。