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問題発生時の対処方法

こんにちは、akimori です。

 

今回の投稿は、

 

 

問題発生時の対処方法

 

 

です。

 

 

あなたは、問題が発生したときはどのように行動しますか?

 

 

「 問題の原因を探る 」

 

「 どこで問題が発生したかを探る 」

 

「 誰が起こしたかを探る 」

 

など、いずれも大切なことですが、問題の対処方法を知らないと何から手を

つけてよいかわからないと思います。

 

 

そのために、問題の対処方法を事前に知っておけば、手を付ける順序も自ずと決まってきます。

 

特に仕事やビジネスのときは目的が決まっているので、問題を解消するために、目的に対して

問題解消のための変更をすることが必須となります。

 

 

しかも、クライアントがいる場合はなおさらです。

 

 

同じ目的に向かって仕事をするのですから、問題を共有し共通認識を持つことが、その後の

トラブルを発生させない重要なポイントになります。

 

それでは、問題発生時の対処方法 → 変更要求

 

を説明します。

 

 

 

変更要求について

 

変更要求とは、ある事象について問題が発生した場合に取る処置のことをいいます。

その変更要求には、4つの対処方法があります。

 

1.是正処置

2.予防処置

3.欠陥修正

4.更新

 

このような対処方法があるということを事前に頭に入れておけば、その後の行動がとりやすいですね。

 

 

 是正処置について

 

是正処置とは、実績値を計画値に戻す方法のことをいいます。(ベースラインを変えない)

 

実績値は、実際の行動に対する結果です。

 

計画値は、計画した流れそのものをいいます。

 

どういうことかというと、計画していたけれど、その結果は計画からかけ離れているので、計画に戻すために是正するということです。

 

 

 

 予防処置について

 

予防処置とは、実績値が、今後、計画値からずれないように対処をする方法をいいます。(ベースラインを変えない)

 

現時点で計画に対して実績にずれが生じている場合に、現在の実績を受け入れ、今後計画がずれないように

 

対処します。

 

 

 

 欠陥修正について

 

欠陥修正とは、要求事項を満たしてないため、成果物を修正する場合の方法のことをいいます。(ベースラインを変えるかも?)

 

計画した目的の結果に対して、満足いく成果でない場合に、その結果の欠陥を修正することです。

 

 

 

 更新について

 

更新とは、ステークホルダーからの追加のアイデアが出てきて、目的とする結果を更新することをいいます。(ベースラインを変えるかも?)

 

何を言っているかというと、当初計画から追加で要求事項が増えたり、減ったりしたときに、

 

その新たな要求を満足するように最初の目的を変えることです。

 

いわゆる、目的を更新するということですね。

 

 

 

以上、4つが問題発生時の対処方法となります。

 

当たり前のようですが、頭の中にないと意外と何をしたらよいかわからないことが大半です。

知っておくと、とても動きやすいです。

 

 

上の4つの内容で、ベースラインというものが記載されています。

 

「 なんだろ? 」って思いますよね^^

 

 

説明します。

 

 

ベースライン

 

ベースラインとは、スケジュール(時間)コスト(お金)スコープ(目標・範囲)のことを言います。

 

 

仕事・ビジネスだけでなく、買い物やレストランでの料理の注文をするときでも、基準があって買ったり、料理を選んだりしますよね。

 

 

ベースラインは基準となるもので、この基準を軸にあなたは様々な事象を判断しています。

時間で判断し、金額で判断し、妥当とされる目標で判断します。

 

 

これが、ベースラインです。

 

あなたも仕事で考えれば、何となく感覚はつかめるのではないでしょうか。

 

 

このように4つの対処法を知って基準に照らしてみれば、どの対処をとればよいか方針がすぐに立ちます。

 

あなたは方針が立てば、その対処法をより具体的にして行動しやすくなります。

 

以下に例を示します。

 

 

例)ラーメンを作るが、麺が固い。

対処法:是正処置だと・・・対応できない。(出来あがったラーメンを変更することができない)

→欠陥修正へ

予防処置だと・・・次回は、ゆで時間を間違えない。

欠陥修正だと・・・今のラーメンは捨てる。新たなラーメンを作る。

更新だと  ・・・醤油ラーメンではなく、味噌ラーメンにする。

 

 

※更新は厳密にいうと、門題発生したときの対応ではなく新たな注文になる。

 

 

まとめると、

問題が発生したときには、上記の変更要求を頭に入れておけば、どれを選択しどれを行使するかすぐに把握できます。

 

問題が発生してから、どうしよう、こうしよう、それではどうだろうかと悩んでいては、

いつまでたっても、問題の解決に進みません。

 

 

問題解決だけではなく、いつも事前に準備を万端にしておくことは計画を進めるときはとても重要になります。

 

万端でなくても、一つ指針を持っておくことで、その後のアクションを素早くとることができるので、

ぜひ覚えていてください。

 

 

今回の変更要求は要求という体裁を取っているので、相手がいて強弱関係が決まっているように思えますが、

 

これは単なる単語であるので、何かをすることを他に依頼するということではありません。

 

 

是正処置・予防処置・欠陥修正・更新を総称しているにすぎませんので、そこのあたりは勘違いしないようにしてください。

 

 

実は、これはプロジェクト・マネジメント・プロフェッショナル(PMP)という知識体系になかで紹介されています。

 

 

興味があれば、ググってください^^

 

米国の民間資格で世界に何百万人と資格所持者がいます。

 

逆に言えば、世界的にこの手法は使われていて一般的であるということです。

 

 

 

■まとめ

 

” 問題発生時の対処方法 ”

 

1.是正処置

2.予防処置

3.欠陥修正

4.更新

 

ベースラインとは、スケジュール(時間)・コスト(お金)・スコープ(目標・範囲)

 

 

 

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